چگونه به یک استاد ایمیل بزنیم و با وی برای اخذ پذیرش و بورسیه مکاتبه کنیم؟ به همراه نمونه ایمیل

قطعا مکاتبه و نوشتن ایمیل برای یک استاد با ارسال یک ایمیل برای دوستتان فرق دارد.تحصیلات شما شروع فعالیت حرفه ای شما را رقم می زند و شما هر تعاملی را به شیوه ای حرفه ای باید آغاز کنید درست مثل نگارش یک ایمیل حرفه ای .از طرفی دیگر مثلا شما باید همیشه از اکانت آکادمیک خود استفاده کنید و به صورت رسمی آغاز کنید. همانگونه رفتار کنید که انگار در حال نوشتن یک نامه کاری می باشید، خلاصه و با رعایت نکات دستوری صحیح.

دوره آموزشی ویدیویی مکاتبه با استاد و اخذ بورسیه

در این ویدئوی آموزشی که توسط آقای رضا بابائی ( با سابقه اخذ پذیرش از دانشگا‌های مختلف کانادایی ) تهیه شده است. قصد داریم تا شما را با شیوه پیدا کردن استاد مرتبط با رشته خود ، نحوه صحیح نگارش متن ایمیل و مکاتبه اصولی با اساتید جهت گرفتن بورسیه و فاند تحصیلی آشنا کنیم.
در این ویدیو سعی کرده ایم به صورت بسیار ساده و کاربردی نحوه پیدا کردن استاد و مکاتبه با وی را آموزش دهیم ، تا کمکی به دانشجویان عزیزی باشد که قصد دارند خود به تنهایی و بدون پرداخت هزینه های گزاف به موسسات اعزام دانشجو، فرایند اپلای خود را انجام دهند.

از طریق این لینک می توانید جهت تهیه این دوره آموزشی با ارزش اقدام نمایید.

سعی کنید تاثیر خوبی از خود بجای بگذارید                       

از اکانت آکادمیک ( دانشگاهی) خود استفاده کنید                    

اساتید روزانه با تعداد زیادی ایمیل مواجه می شوند.شما با استفاده از حساب آکادمیک خود از اسپم شدن ایمیلتان جلوگیری می کنید از طرفی ایمیل دانشگاهی شما حرفه ای تر به نظر می رسد. همچنین به خاطر مشخص بودن اسم شما استادتان متوجه خواهد بود چه کسی ایمیل ارسال کرده است.

یک عنوان ( تایتل) قوی برای ایمیل خود انتخاب کنید

 موضوع ایمیل شما برای استاد مشخص می کند که ایمیلتان در چه مورد است قبل از این که آن را باز کند.این مورد می تواند کمک کننده باشد زیرا که آنان می توانند تایم مناسب برای بررسی ایمیلتان را تنظیم کنند.مطمئن شوید که موضوع خود را شفاف نوشته اید.مثلا می توانید این گونه بنویسید: درخواست برای موقعیت تحصیلی در مقطع دکتری رشته برق ( البته باید به انگلیسی بنویسید و ما برای بهتر بیان کردن به فارسی برای شما آماده کردیم)

با اسم و عنوان استاد ایمیلتان را شروع کنید

وسوسه کننده به نظر می رسد که فقط  درخواست خودتان را بخواهید اما یادتان باشد شما برای یک استاد ایمیل می نویسید و باید حرفه ای عمل کنید. مثلا با دکتر جونز شروع کنید.اطمینان حاصل کنید که فامیلی استاد را وارد کرده اید.

از ایمیل ترکر ( email tracker)  در هنگام ارسال ایمیل استفاده نکنید

معمولا دانشجویان برای اینکه متوجه بشوند آیا استاد مدنظر آن ها متن ایمیل آنان را مطالعه کرده است یا خیر، از ایمیل ترکر ها استفاده می کنند که ما توصیه میکنیم از این روش استفاده نکنید زیرا اساتید معمولا متوجه خواهند شد و ممکن است بر نظرشان اثر منفی گذارد.

به تاریخ و ساعت ارسال ایمیل دقت کنید

معمولا به دلیل اینکه اساتید روزانه تعداد زیادی ایمیل از دانشجویان سراسر دنیا دریافت می کنند، اگر شما در زمان و یا تاریخ نا مناسب ( مانند تعطیلات یا ساعات غیر کاری در کشور استاد) ایمیل ارسال کنید، ایمیل شما در میان انبوه ایمیل های استاد گم خواهد شد و ممکن است اصلا ایمیل شما را باز نکند. پس به زمان ارسال ایمیل نیز دقت کنید.

نکته: اگر اطمینان ندارید که استاد دکترا ندارد او را صرفا استاد جونز خطاب کنید                     

همچنین می توانید کمی غیر رسمی تر آغاز کنید مثلا تایپ کنید سلام دکتر جونز ،بخصوص اگر قبلا با او از نزدیک تعامل داشته اید.

به چه اساتیدی بهتره ایمیل بزنم؟

1. در ابتدا باید حیطه ی تخصصی و مورد علاقه ی خود را مشخص کنید و بدانید به چه دلیل مایل به ادامه ی تحصیل یا کار در آن زمینه هستید.
2. در گام بعدی اساتید معتبر در آن حیطه را پیدا کنید برای این کار می توانید به فهرست منابع پایان نامه یا مقالات خود مراجعه کنید و پس از بررسی دیگر آثار آن استاد شروع به مکاتبه با وی نمایید.
3. مهم ترین نکته ای که باید در نظر داشته باشید این است که هم زمان به اساتید مختلف یک دانشگاه برای پذیرش ایمیل نزنید مگر آن خود یکی از اساتید این را از شما خواسته باشند و به استاد جدید اطلاع دهید که با هماهنگی به او ایمیل زده اید.
4. باید درخواست خود  را به صورت شفاف و صریح در ایمیل خود بیان کنید و از بیان مطالب حاشیه ای که شانس بررسی ایمیل شما را به دلیل تفضیل کم میکنند،پرهیز کنید.
5. همان طور که در بالاتر بیان کردیم ایمیل شما باید عاری از غلط های دستوری و مشکلات نگارشی باشد چرا که وجود غلط های نگارشی و دستوری رزومه هرچند غنی شما را تا حدی خدشه دار می کند؛همچنین زبان رسمی به شما کمک می کند تاثیر بهتری بر استاد بگذارید.
6. این که چگونه خود را معرفی می کنید بسیار حائز اهمیت است،ایمیل شما باید حاوی مشخصات دقیق شما شامل:دانشگاهی که در آن مشغول به تحصیل بوده اید،معدل کل مقطع شما،حیطه هایی که در آن مقاله یا کار تحقیقاتی انجام داده اید و در نهایت زمینه ای که مایلید در آن به فعالیت بپردازید.ایده های تحقیقاتی شما باید قابلیت اجرایی داشته باشند و دارای اهمیت باشند.

پاسخ اساتید به شما چه خواهد بود؟

ممکن است به علت نداشتن امکانات یا وقت همکاری با پذیرش شما موافقت نکنند و خیلی محترمانه درخواست شما را نپذیرند که در این مواقع اغلب علت را به شما خواهند گفت. در این صورت شما می توانید گزینه های بعدی خود را امتحان کنید و مکاتبه را با سایر اساتید شروع کنید.

ممکن است شما را برای گرفتن پذیرش ترغیب کنند و رزومه شما را غنی بدانند اما جواب صریح و قاطعی به شما ندهند در این صورت شما می توانید در ایمیلی محترمانه صریحا نظرشان  را برای پذیرش خود و یا اقداماتی که لازم است انجام دهید،جویا شوید.

اطلاعات بیشتری از شما می خواهند و این شاید نشانه ی خوبی باشد،ممکن است از شما بخواهند در قوی کردن رزومه خویش بکوشید و دوباره درخواست دهید که در این صورت اگر دانشگاه و پوزیشن آن برای شما دارای اهمیت می باشد اقدامات لازم را انجام دهید و پس از چندی ضمن یادآوری ایمیل سابق خود و دستاورد های جدید ضمیمه،دوباره اقدام کنید اما اگر وقت این کار را ندارید می توانید سایر فرصت های خود را برای پذیرش امتحان کنید.

در نهایت بهترین پاسخی که می توانید بگیرید این است که استاد مورد نظر از شما می خواهد خود را برای مصاحبه آماده کنید.مصاحبه ها معمولا به زبان انگلیسی می باشد و شما برای برقراری این مصاحبه باید حد قابل قبولی از دانش زبانی برای مکالمه را داشته باشید.

یادآوری این نکته ضروری است در مصاحبه پیش رو اغلب تمرکز سوالات بر این خواهد بود که پوزیشن فعلی شما چه محدودیتی برای شما دارد که قصد مهاجرت و فعالیت و تحصیل در کشور دیگر را گرفته اید،برخی اساتید هم بیشتر بر روی مهارت ها و دانش شما تمرکز می کنند و نوآوری ها و ایده های شما را بررسی می کنند.

**توجه به این نکته نیز ضروری است گاهی اساتید در ابتدا موافقت خود را اعلام میکنند اما در ادامه انتظار آن را داشته باشید که سایر عوامل دست اندرکار موجب شود پذیرش شما با مشکلاتی رو به رو شود. پس دریافت ایمیل های موافقت استاد کافی نمی باشد و موافقت اساتید شرط لازم اما کافی نمی باشد. 

در ادامه چند نمونه متن ایمیل آماده برای ارسال به اساتید جهت آشنایی بیشتر شما و الگو گیری از این نمونه ها تهیه شده است. لطفا دقت فرمایید به هبچ عنوان از این ایمیل های آماده و الگو استفاده نکنید، زیرا شانس شما را برای پذیرش بسیار پایین خواهد آورد و اساتید معمولا این نوع ایمیل ها را تشخیص می دهند.

نمونه اول

Dear Professor X:

My name is Peter Anteater, and I am very interested in becoming involved in research in Subject Area. I am a X year student with a GPA of X. I have taken Courses and Additional Experiences. My goal is to Goal.

I have reviewed your faculty profile and am interested in the work that you have done. I was intrigued by your journal article, “Article Title.” It Additional Information about Topic. I would like to get involved in research in this area because it will help me to better prepare for Goals.

Would it be possible to meet with you to further discuss Topic and my possible involvement in research? I am available Days and Times. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Peter Anteater
Student ID
Address
Phone

Email

نمونه دوم

Dear Dr. Smith,

My name is David Wu and I’m a second year biology major at UVa. In my introductory and upper-level coursework, I’ve developed a passion for science and am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate. An extensive research experience will greatly help me consolidate my future career choice.

I am personally greatly interested in the molecular biology of stem cells. Recently I read your 2011 paper on the role of microRNAs in the differentiation of muscle stem cells and became fascinated by your work. In particular, I found it amazing that microRNAs can alter the fate of a cell in such a profound way. If possible, I would love to start working on a long-term project in your lab beginning this summer.

Would you be available to meet sometime this week to discuss your research? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. My transcript and resume are attached in case you are interested. I look forward to hearing from you!

Thank you,
David Wu

نمونه سوم

Subject:  Possible undergraduate research opportunities

Dear Dr. Professor,

     I am a (year, major) at (university) and I am writing to ask about opportunities for undergraduate research in your lab beginning (time period). I have conducted undergraduate research on (topic) with (names) in (program or class). (Expression of interest in the topic). I would like to continue a path of research on (topic) and would ultimately allow me to (career goal). I am especially interested in your previous work on (describe a paper or talk).

I have attached my CV and unofficial transcript to this e-mail, but if there is additional information that I have not included that you would like, I would be happy to provide it to you. Thank you for your consideration.

Sincerely,

Ambitous Student

Email address